El jefe de tráfico de una empresa de transporte y logística es el engranaje que hace funcionar todos las piezas al unísono, optimizando recursos y maximizando el beneficio. Analizamos cuáles son estas tareas y cómo las lleva a cabo.
Los jefes de tráfico controlan todos los recursos y las interrelaciones de los agentes que intervienen en el negocio, gestionan vehículos propios y de terceros, conductores, clientes y cargas, servicios externos, etc., y todo ello asegurándose de cumplir las estrictas normas que rigen el sector.
Evidentemente, el jefe de tráfico no puede trabajar sólo, sino que debe estar acompañado por un equipo de profesionales con experiencia y de las herramientas tecnológicas que les permita realizar y controlar sus actividades como sistemas de gestión empresarial (ERPs), herramientas de gestión comercial, y fundamentalmente, un sistema de gestión y control de flotas adecuado a su actividad y operativa diaria, a ser posible integrados todos ellos para que faciliten el trabajo y la eficiencia en los servicios.
Si analizamos las actividades de un jefe de tráfico, podemos organizarlas en los siguientes grupos:
Área de planificación de actividades y distribución de vehículos
Incluye la planificación diaria y programación de los próximos días de la distribución de las cargas de los clientes, asignándoles vehículos y conductores disponibles, asociados a las características de cada uno de los recursos: tipo de carga, fechas y lugar de recogida y entrega, condiciones del viaje y condiciones de conservación de la mercancía, horarios a cumplir, recorrido y cumplimiento de las condiciones legales de conducción por cada uno de los territorios por donde se circula y sus restricciones, etc.
En esta actividad es clave que las herramientas de gestión y planificación nos permitan una asignación correcta y en tiempo real de recursos disponibles, que considere factores como normativas de conducción (descansos, paradas,…), mantenimiento de vehículos, permisos especiales, etc. Por lo que disponer de la información adecuada para cada uno de los recursos, vehículos y conductores es imprescindible para la perfecta asignación y coordinación, evitando sanciones, retrasos, o reclamaciones de clientes.
El sistema de control de flotas utilizado debe recoger y almacenar automáticamente información de los diferentes sistemas de vehículo y/o remolque, y conductor y hacer saltar las alertas para que desde tráfico se pueda resolver cualquier incidencia en tiempo real.
Gestión y control de la flota durante los viajes
Una vez que un servicio se pone en marcha, el sistema de gestión de flotas debe tener registrado el plan de viaje de cada uno de los servicios, así como el tipo de carga y condiciones de conservación o seguridad. Desde tráfico se debe conocer permanentemente la situación de los vehículos (GPS) y de sus conductores (APP), detectar posibles desvíos respecto al plan de viaje diseñado, y gestionar alarmas e incidencias como accidentes, robos, roturas de la cadena de frío, etc.
El sistema debe rastrear y almacenar de forma indeleble y permanente todas las incidencias ocurridas durante los viajes: paradas y descansos, velocidades, consumos, monitorizar elementos de seguridad y parámetros técnicos del vehículo, analizar la conducción del transportista, gestión de los tiempos de conducción, gestión de la documentación del viaje, etc.
Recogida y almacenamiento de datos para su registro y contabilización
Una vez finalizado un servicio, es también tarea del jefe de tráfico y de su equipo recolectar toda la información del viaje para realizar la liquidación y enviarla a facturación, así como los gastos asociados de consumo de combustible, de gastos de viaje, gastos del conductor, horas de trabajo del conductor para su imputación a su nómina, alertas de mantenimiento del vehículo, etc.
Finalmente, también será responsabilidad del jefe de tráfico gestionar la información disponible, presentar informes de actividad a la dirección y explotar los datos disponibles para optimizar recursos, de vehículos y conductores, reduciendo capacidad si no se necesita o buscando recursos externos cuando existan picos de demanda a cubrir, todo ello con el objetivo de maximizar el beneficio empresarial.
Los sistemas de gestión de flotas como GesInFlot, realizan tareas de gestión, control, planificación, seguimiento y almacenamiento de toda la información vinculada a la actividad de transporte, y su objetivo es que cubrir las necesidades reales y completas de una oficina de tráfico sin dejar nada al azar o al control manual.
