10 pasos para elegir el mejor sistema de gestión de flotas de transporte

¿Necesitas optimizar tus operaciones de transporte? ¿Centralizar toda la gestión de tu flota desde tu sede? ¿Tus clientes te piden información en tiempo real de sus cargas? Todo esto, y mucho más, puede ofrecerlo un sistema de gestión de flotas integral. La clave está en acertar al elegirlo.

Empecemos por el principio: un sistema de gestión de flotas es un conjunto de software y equipos que se instala en la tractora, en el remolque o en ambos, y permite gestionar recursos y operaciones desde el departamento de tráfico de la empresa de transporte o del cargador.

Si ya tienes un sistema de gestión de cargas pero tu flota sigue funcionando de forma manual, estás perdiendo la oportunidad de aprovechar al máximo tus recursos, en ruta y en parada, y de anticiparte a las oportunidades.

Antes de invertir en tecnología para modernizar tu flota, conviene que analices tus necesidades y las priorices. Te ayudará a identificar los requisitos básicos que debe cumplir el sistema que vayas a instalar. Hemos resumido lo que hay que analizar en 10 puntos de decisión.

Los 10 criterios, en resumen

1. Adaptación al sector: que cumpla las exigencias de tu tipo de transporte (ADR, frío, farmacéutico, carga de valor).
2. Tractora y remolque: qué necesitas controlar en cada uno.
3. Movilidad: una aplicación para los conductores, integrada con tu ERP o tu TMS.
4. Integración con los sistemas de tus clientes cargadores y de otros transportistas.
5. Normas de calidad: documentación en ruta, tiempos de conducción, registro de operaciones.
6. Seguridad de los datos: dónde se guardan y quién puede modificarlos.
7. Atención al cliente: tiempo de respuesta y canales de contacto.
8. Garantías y homologaciones de los equipos.
9. Precio total: instalación, mantenimiento, reposición, servicio y permanencia.
10. Evolución: qué novedades prepara el proveedor y cómo se adapta a la normativa.

Comparativa de plataformas de gestión de flotas

Paso 1. Adaptación al sector

No todos los sistemas sirven para cualquier tipo de transporte. Asegúrate de que el que elijas cumple las exigencias normativas y funcionales de tu sector: mercancías peligrosas en cisterna (ADR) con operaciones en zonas ATEX, transporte frigorífico con gestión de la cadena de frío, transporte farmacéutico, carga de valor…

Comprueba también con qué clientes cuenta el sistema que estás valorando y qué opinan de él.

Cómo lo resuelve Gesinflot: trabaja con flotas de frío, mercancías peligrosas, farmacéutico, contenedores y portavehículos. Puedes ver qué empresas de transporte lo usan.

Paso 2. Control de tractora, remolque o ambos

¿Necesitas controlar solo la tractora o también el remolque? ¿Qué sistemas lleva el remolque y cuáles quieres gestionar en tiempo real? Las respuestas, junto con la información que necesitas tener, determinan qué funcionalidades debe tener el sistema adecuado para tu empresa.

Cómo lo resuelve Gesinflot: sigue la tractora y el semirremolque por separado, también cuando están desenganchados. Así funciona su seguimiento GPS de tractoras y remolques.

Paso 3. Movilidad y app del conductor

Las aplicaciones móviles (APK) y su integración con tu software de transporte (ERP o TMS) son clave para tener la flexibilidad que necesitarás en los picos de demanda, cuando toca subcontratar.

Cómo lo resuelve Gesinflot: la app del conductor de Gesinflot lleva al móvil las rutas, los documentos del viaje y la firma de las entregas.

Paso 4. Integración con cargadores y otros transportistas

Las empresas de transporte trabajan con clientes distintos, cada uno con su propio sistema de gestión. Si tus clientes exigen información en tiempo real de su carga, el sistema que elijas debe ofrecer la integración que te pidan. Comprueba con qué sistemas tendrás que integrarte y qué tipo de integración incluye cada opción.

Cómo lo resuelve Gesinflot: comparte la posición y la hora estimada de llegada con plataformas de cargadores como Shippeo o FourKites. Mira sus integraciones con ERP, TMS y cargadores.

Paso 5. Normas de calidad de tu empresa

Las normas de calidad de tu empresa son un factor de competitividad, y el sistema debe facilitar que se cumplan: gestión de la documentación en ruta y de los tiempos de conducción, registro de operaciones, protocolos de trabajo…

Cómo lo resuelve Gesinflot: guarda la documentación de cada viaje en un entorno documental certificado DeCA y avisa antes de que un conductor agote sus horas con la gestión del tacógrafo.

Paso 6. Seguridad e inalterabilidad de la información

El sistema debe garantizar la seguridad e inalterabilidad de tu información y de la de tus clientes. ¿Cómo almacena los datos y qué riesgo hay de que se modifiquen? ¿Qué medidas de seguridad tiene contra ataques internos y externos?

Paso 7. Atención al cliente y resolución de incidencias

Cómo funciona el servicio de atención al cliente, qué tiempo de respuesta ofrece y por qué canales se le puede contactar son otras claves de la elección. Cuanto más directo y técnico sea el canal, antes se resolverán tus incidencias.

Paso 8. Garantías y homologaciones

Revisa la garantía de los equipos que se instalan, sus certificados de fabricación y homologación europea y sus pruebas de calidad.

Paso 9. Precio y costes ocultos

El precio final depende de los costes de instalación, mantenimiento, reposición y servicio. Pide el desglose para evitar costes ocultos, y revisa también las cláusulas de permanencia.

Cómo lo resuelve Gesinflot: una cuota mensual por vehículo, según los módulos contratados. Consulta los planes y precios de Gesinflot o calcula el retorno con la calculadora de ahorro.

Paso 10. Evolución y actualizaciones

Conocer las novedades previstas, cómo evolucionará el sistema y cómo se adaptará a las nuevas exigencias y normativas evitará que se quede obsoleto en poco tiempo.

Cómo lo resuelve Gesinflot: desarrolla su plataforma con un proyecto de I+D financiado por la Unión Europea, dentro de los fondos Next Generation: el proyecto Red.es de Gesinflot.

Gesinflot es un sistema de gestión de flotas para transporte por carretera, con más de 20.000 instalaciones.