Gestión documental de flotas: entorno certificado DeCA y firma digital

Centraliza toda la documentación de tu flota en un entorno certificado, elimina el papel de la cabina y acelera el cierre de expedientes para facturar de inmediato.

El archivo tradicional en papel y la dispersión de documentos en carpetas físicas o correos electrónicos generan un «agujero negro» administrativo. No encontrar un comprobante a tiempo o carecer de trazabilidad ante una reclamación expone a la empresa a indemnizaciones e indefensión jurídica.

Gesinflot resuelve este problema integrando el Entorno DeCA (Documento de control administrativo digital), un repositorio único en la nube que centraliza todos los expedientes de vehículos, semirremolques y conductores. La plataforma ofrece acceso multiusuario seguro con trazabilidad completa de cada archivo (pólizas de seguro, fichas de ITV, contratos, tarjetas de transporte y autorizaciones ADR). Toda la información de tu flota permanece disponible 24/7, organizada y lista para cualquier auditoría de calidad o inspección.

Depender de la carta de porte en papel genera retrasos innecesarios, albaranes arrugados o extraviados en la cabina y fricciones con los clientes en el punto de entrega. La transición hacia el formato digital es ya una exigencia normativa en la Unión Europea.

Mediante la APK de Conductor (Oficina Móvil), Gesinflot convierte el dispositivo móvil del chófer en un terminal de gestión documental avanzado. El conductor recibe la orden de transporte directamente en su pantalla, registra los hitos del viaje y recoge la firma digital del e-CMR en el muelle de descarga con total validez jurídica. Ante un control de la Guardia Civil o de la Inspección de Transporte, el sistema genera un código QR dinámico que certifica la legalidad del porte en segundos, eliminando definitivamente el papel de la cabina.

Circular con un documento caducado (ITV, seguro obligatorio, revisión del tacógrafo o tarjeta CAP del conductor) es una de las causas más frecuentes de sanción grave según el Baremo Sancionador de la LOTT, conllevando la inmovilización inmediata del camión en carretera.

Gesinflot automatiza el control documental mediante un motor de alertas preventivas de vencimiento. La plataforma monitoriza de forma continua las fechas de caducidad de cada acreditación y programa avisos automáticos con margen de anticipación (a 60 y 30 días) para los responsables de tráfico y recursos humanos. Esto permite planificar con tiempo las revisiones técnicas y los cursos de formación continua del personal, garantizando que el 100% de la flota ruede siempre bajo estricto cumplimiento legal.

Cuando una mercancía sufre un daño durante el trayecto o se produce una discrepancia en el número de bultos durante la entrega, la falta de evidencias inmediatas obliga al transportista a asumir costes que no le corresponden.

Desde la APK Gesinflot, el conductor puede escanear albaranes físicos, capturar códigos de barras tras la descarga o adjuntar fotografías de la carga en caso de detectar cualquier anomalía en el destino. Esta información se adjunta automáticamente al expediente del viaje en la plataforma central, permitiendo que la oficina de tráfico conozca cualquier incidencia en tiempo real y pueda responder con pruebas irrefutables ante reclamaciones de cargadores o aseguradoras.

Esperar a que un camión regrese de una ruta internacional para que el conductor entregue los sobres con los albaranes de papel firmados provoca una demora de 30 a 40 días en la emisión de la factura, castigando gravemente la tesorería de la empresa.

Con la gestión documental digitalizada de Gesinflot, en el mismo instante en que el conductor marca el servicio como entregado y recoge la firma digital en la APK, la documentación queda vinculada al expediente y visible en la Torre de Control. El departamento de administración en la oficina puede revisar los comprobantes, cerrar el expediente y emitir la factura de inmediato, reduciendo drásticamente el ciclo de cobro y mejorando la liquidez del negocio.